Recommandations pour les organisateurs de manifestations parallèles & la réservation de salles de réunion

Vingt-neuvième session du Comité pour les animaux

(27 novembre au 1 décembre 2017, CICG, Genève, Suisse)

Recommandations pour les organisateurs de manifestations parallèles & la réservation de salles de réunion

 

  1. Tout participant/entité désirant organiser une manifestation parallèle doit s’enregistrer en ligne pour la session.
     
  2. Le Secrétariat CITES, chargé du service d’appui pour SC69, donnera son accord pour la manifestation.
     
  3. Les organisateurs doivent se connecter à l’outil de réservation en ligne appelé YAROOMS. Les demandes concernant les manifestations parallèles doivent parvenir par voie électronique via ce service, après vérification des salles et créneaux disponibles.
     
  4. Conjointement, les formulaires de demande doivent être remplis et envoyés le 18 octobre 2017 au plus tard à nadia.berny@cites.org. Les manifestations parallèles sont normalement ouvertes à tous les participants au SC69. Dans le cas contraire (Sur invitation), merci de le préciser clairement sur le formulaire.
     
  5. Si des modifications sont nécessaires concernant une manifestation parallèle, une nouvelle demande sera présentée par mail. Dans ce cas, seule la demande la plus récente sera prise en compte.
     
  6. Les organisateurs de manifestation parallèle n’ont pas à payer de frais pour la salle. Toute demande de devis concernant le matériel audio-visuel doit être formulée directement avec le formulaire Order Form à M. Luca Pellandini, Directeur de projet, au Centre International de Conférence Genève (CICG) à l’adresse : l.pellandini@cicg.ch. Les frais d’utilisation de ce matériel et des services y afférent doivent être réglés directement au CICG par les organisateurs de la manifestation.
     
  7. Toute demande d’annulation d’une manifestation devra être envoyée via mail, par la personne désignée comme contact de la manifestation, à nadia.berny@cites.org. et l.pellandini@cicg.chdès lors qu’un contrat incluant du matériel a été signé, faute de quoi des pénalités seront dues.
     
  8. En cas d’accord, toute l’organisation et la logistique de la manifestation parallèle relèveront de la seule responsabilité de leurs organisateurs.
     
  9. Le Secrétariat CITES postera le calendrier des manifestations parallèles sur le site internet et il sera aussi disponible sur place.
     
  10. En principe, il ne peut y avoir de manifestation parallèle prévue pendant les sessions des Comités. (9.00 - 12.30 / 14.00 - 18.00)
     
  11. Les documents imprimés liés au programme de la manifestation peuvent être distribués pendant la manifestation sur des tables ou autres matériel disponible dans les salles de réunion.
     
  12. La vente de documents ou de toute marchandise n’est pas autorisée sur les lieux durant la manifestation parallèle ni à tout autre moment.
     
  13. Les organisateurs de manifestation parallèle sont priés de ne pas installer de présentoirs ni de fixer des affiches sur les murs des salles pendant la manifestation, ou à tout autre moment durant la Conférence, afin d’éviter que leur matériel soit retiré et perdu.
     
  14. Les demande concernant la restauration doivent être adressées directement à: info@miprestaurants.com après confirmation de la manifestation.
     
  15. Les Parties désirant réserver des salles de réunion pour sessions ponctuelles au CICG sont priées de contacter directement le Secrétariat CITES à nadia.berny@cites.org.