Directrices para los organizadores de eventos paralelos y para la reservación de salas de reuniones

Sexagésimo novena reunión del Comité Permanente

(27 de noviembre al 1 de diciembre de 2017, CICG, Ginebra, Suiza)

Directrices para los organizadores de eventos paralelos y para la reservación de salas de reuniones

 

  1. Toda entidad/participante que desee organizar un evento paralelo deberá primero registrarse en línea para la reunión.
     
  2. La Secretaría de la CITES, como órgano responsable de la prestación de servicios de la SC69, aprobará los eventos paralelos.
     
  3. Los organizadores de los eventos paralelos deben acceder a la herramienta de reservación de salas YAROOMS. Las solicitudes para los eventos paralelos deberán enviarse electrónicamente por medio de este servicio tras verificar la disponibilidad de salas y franjas de horarios disponibles.
     
  4. Simultáneamente, una vez completadas, las solicitudes deberán presentarse a más tardar el 18 de octubre de 2017 a nadia.berny@cites.org. Normalmente, los eventos paralelos están abiertos a todos los participantes de la SC69. En caso de que se trate de un evento privado (únicamente con invitación), se ruega que lo indique claramente en la solicitud.
     
  5. Si desea hacer cambios en la solicitud, deberá presentar una nueva solicitud por correo electrónico. En estos casos, solamente se tendrá en cuenta la solicitud más reciente.
     
  6. Se informa a los organizadores de eventos paralelos que las salas no tienen costo alguno para los organizadores. Los pedidos de material audio-visual pueden realizarse directamente a través del Formulario de pedido al Sr. Luca Pellandini, coordinador de proyectos del Centro Internacional de Conferencias de Ginebra (CICG): l.pellandini@cicg.ch. El uso de estos equipos y servicios relacionados tendrán costos que los organizadores deberán estar dispuestos a asumir directamente con el CICG.
     
  7. Para anular un evento, la persona de contacto registrada deberá enviar un correo electrónico a nadia.berny@cites.org. y a l.pellandini@cicg.ch cuando un contrato de prestación de servicios que incluya equipo haya sido firmado. De lo contrario, habrá sanciones financieras.
     
  8. Si se aprueba el evento paralelo, todos los arreglos de logística y de organización de estos eventos serán  responsabilidad exclusiva de sus organizadores.
     
  9. La Secretaría de la CITES publicará el horario del evento paralelo y lo pondrá a disposición en el lugar de la reunión.
     
  10. Como norma, no se permitirán eventos paralelos a la misma hora en que se reúnen los comités. (9.00 - 12.30 / 14.00 - 18.00)
     
  11. Los materiales impresos relacionados con el orden del día del evento podrán distribuirse utilizando las mesas y otras instalaciones para este fin que estarán a deposición en las salas de reunión.
     
  12. No está permitido vender materiales impresos o cualquier otro material en la sala de reunión durante los eventos paralelos.
     
  13. Se ruega a los organizadores de los eventos paralelos que no instalen pancartas o afiches en los muros de las salas durante el evento paralelo o en cualquier otro momento para evitar que éstos sean retirados o se pierdan.
     
  14. Los pedidos de servicios de cafetería deberán enviarse directamente a: info@miprestaurants.com una vez confirmado el evento.
     
  15. Las Partes que deseen reservar salas para reuniones ad-hoc en el CICG deberán contactar directamente a nadia.berny@cites.org en la Secretaría de la CITES.